کاربرد ایمیل با کمک تیم شایگان

تعریف مفاهیم:

رایانامه (پست الکترونیکی، ایمیل ) مخفف (Electronical Mail)، نامه‌ای الکترونیکی است که با رایانه فرستاده

می‌شود.

سرویس ایمیل یا رایاپیک (ایمیل service) : سامانه‌ای است که این خدمات را ارائه می‌کند.

نشانی پست الکترونیکی یا رایانشانی (ایمیل address) : نشانی است که برای رایانامه مشخص شده‌ است.

یکی از کاربردهای اینترنت فرستادن و دریافت نامه‌های الکترونیکی است؛ نامه الکترونیکی پرونده‌ای است که از طریق شبکه اینترنت برای مخاطبین که دارای نشانی است، فرستاده می‌شود.

مزایای پست الکترونیکی ( ایمیل )

افزایش بهره وری: دیگر مجبور به پاسخگویی تلفن های همکاران خود و گذاشتن پیغام برای آنها نیستید.

 کاهش هزینه های ارتباطی: پست الکترونیکی یکی از ارزانترین روش های موجود برای برقراری ارتباط میان دفاتر کار است.

انتقال سریع اطلاعات: می توانید با استفاده از ایمیل داده ها را به کاربران منتقل کرده و یا پرس و جویی از یک پایگاه اطلاعاتی انجام دهید.

هم چنین در این برنامه سندی از ساعت و تاریخ خوانده شدن پیام های ارسال شده، نگهداری می شود.

سهولت ارتباط: ایمیل امکان برقراری ملاقات های فوری را فراهم می سازد.

ایجاد پاسخگویی صادقانه: هنگامی که کاربران به ایمیل عادت کردند، پی می برند که در پاسخگویی بی پروا بوده و مخاطب با این روش در بیان احساسات واقعی (حتی اگر نامحبوب یا سخت باشد)، نسبت به زمانی که رو در رو قرار گرفته، موفق تر خواهد بود.

حفظ ارتباط مداوم: اگر شرکت شما کارمندانی دارد که معمولاً در محل کار خود حاضر نیستند، می توانید یادداشت های داخل شرکت را از طریق ایمیل برای آنها بفرستید. در حقیقت ایمیل می تواند راه بسیار خوبی برای حفظ تماس کارمندان راه دور با دفتر مرکزی باشد و اگر به تعداد کافی کارمند راه دور دارید، این موضوع می تواند توجیه مناسبی برای نصب ایمیل باشد.

مصادیق عملی کاربرد ایمیل در جمع آوری اطلاعات روابط عمومی

ارسال فرم های نظر سنجی برای افراد

اجرای سیستم بدون کاغذ در مکاتبات اداری

اشتراک خبرنامه الکترونیک از طریق ایمیل

ارتباط با رسانه ها

استفاده از ایمیل توسط دفاتر خدمات ارتباطی

عضویت در گروه های ایمیلی

سرویس دهنده ( Server ) :

منظور از سرویس دهنده پست الکترونیکی، کامیپوتری است که شما از طریق آن به سرویس پست الکترونیکی دسترسی پیدا می کنید. یک نرم افزار سرویس گیرنده ایمیل مناسب برنامه ای است که اولاً قدرتمند باشد و امکانات زیادی در اختیار کاربر بگذارد، ثانیاً محیطی راحت برای کاربر فراهم کند تا کاربر بهتر بتواند با آن ارتباط برقرار نماید، یا به اصطلاح کاربرپسند (User Friendly) باشد.

سرویس دهنده وب، سرویس دهندهtelnet ، سرویس دهنده Ftp و سرویس دهنده پست الکترونیکی، نمونه هایی از سرویس دهندگان موجود در اینترنت می باشند. میلیون ها سرویس دهنده بر روی اینترنت به ارائه خدمات و سرویس های مورد نظر به سرویس گیرندگان فعالیت می نمایند. برنامه های نصب شده بر روی سرویس دهندگان بصورت شبانه روزی در حالت اجرا بوده و به پورت های خاصی گوش فرا می دهند. این نوع برنامه ها در انتظار ارتباط سایر برنامه ها (سرویس گیرندگان) از طریق پورت مربوطه می باشند.

یک برنامه سرویس دهنده پست الکترونیکی در ساده ترین ( حالت آموزشی ) حالت بصورت زیر عمل می نماید:

هر شخص بر روی سرویس دهنده دارای یک Account به منظور ارسال و دریافت نامه الکترونیکی است .

برای هر یک از افرادیکه دارای Account می باشند، یک فایل ساده متنی در فولدر مورد نظر ذخیره می گردد.

افرادیکه تمایل به ارسال نامه الکترونیکی برای شخص بخصوصی را داشته باشند، می بایست یک پیام متنی را با استفاده از یک برنامه سرویس گیرنده ارسال نمایند. پس از آماده نمودن پیام، با فشردن دکمه «ارسال»، پیام مورد نظر برای گیرنده ارسال خواهد شد. در این حالت برنامه سرویس گیرنده با برنامه سرویس دهنده ارتباط برقرار و پیام حاوی آدرس فرستنده، گیرنده و محتویات مورد نظر را برای سرویس دهنده مورد نظر ارسال می نماید.

سرویس دهنده ممکن است اطلاعات دریافت شده را با یک فرمت مناسب به انتهای فایل متنی که برای هر فرد با نام Account وی ایجاد شده، اضافه می نماید.

سرویس دهنده ممکن است اطلاعات دیگر نظیر: زمان و تاریخ دریافت پیام را نیز ذخیره نماید. در صورت ارسال نامه های الکترونیکی دیگر برای یک گیرنده خاص، سرویس دهنده پیام های دریافت شده را به انتهای فایل متنی (حاوی پیام های مربوطه) اضافه می نماید.

گیرنده پیام های الکترونیکی از برنامه سرویس گیرنده خود به منظور دریافت و مشاهده نامه های الکترونیکی استفاده می نماید

برنامه سرویس گیرنده از سرویس دهنده می خواهد که یک نسخه از فایل متنی مربوط به شخص گیرنده را ارسال نماید.

برنامه سرویس گیرنده از سرویس دهنده می خواهد که محتویات فایل متنی را حذف نماید.

برنامه سرویس گیرنده قادر به ذخیره سازی فایل متنی حاوی پیام ها بر روی کامپیوتر خود است .

در فایل متنی ذخیره شده بدنبال خطوطی باشد که با عنوان « از : » وجود دارند.

برنامه سرویس گیرنده قادر به نمایش لیست تمام پیام ها بر اساس عناوین مربوطه است .

 پروتکل های مربوط به ایمیل :

SMTP   مخفف ( Simple mail transfer protocol ) یک پروتکل استاندارد برای ارسال و دریافت Mail در اینترنت می باشد.

 IMAP  مخفف (Internet Message Access Protocol) این پروتکل به عنوان جایگزینی برای پروتکل POP3 به‌کار می رود. از نظر ساختاری کمی با پروتکل POP3 متفاوت است ولی کارش همان است و برای خواندن ایمیل های رسیده به کار می‌رود.

 POP3 مخفف ( Post Office Protocol version 3 ) یکی از دو پروتکل مشهور بازیابی Mail می باشند، امروزه از این پروتکل به عنوان Extended SNMP یاد میشود که کاربران با استفاده از این دو پروتکل برای متصل شدن به سرور و دریافت Mail های خود استفاده می کنند.

  Post Office Protocol ( Version 3) POP3 چیست ؟

POP3  مسئولیت پیام های دریافتی (ورود) را برعهده دارد. زمانیکه با استفاده از برنامه سرویس گیرنده، صندوق پستی را به منظور دریافت نامه های الکترونیکی بررسی می نمایید، برنامه فوق با سرویس دهنده (POP3)

 POP3 Mail Server از طریق پورت 110 ارتباط برقرار می نماید. سرویس دهنده POP3 به یک نام Account  و رمز عبور نیاز دارد. پس از تائید اعتبار و مجوز، سرویس دهنده POP3 فایل های مربوطه را فعال و امکان دستیابی به آنان را فراهم می نماید.

برای کار با این پروتکل باید آدرس POP Server مربوط به ایمیل خود را بدانید. برای این‌کار می‌توان از nslookup  استفاده کرد و سطری که عبارت MX دارد را خواند. دقت کنید که در مورد سایت‌های کوچک، آدرس POP Server همان آدرس SMTP Server است ولی در سایت‌های بزرگ (مثل یاهو‌ ) سرور‌های مربوطه جداست ( یعنی دو اسم مختلف دارد ). در مورد سایت یاهو POP Server در آدرس pop.mail.yahoo.com قرار دارد.

 امنیت اطلاعات :

مسئله امنیت داده‌ها را در ایمیل جدی بگیرید، به خاطر داشته باشید که پیامهای پست الکترونیکی محرمانه نیستند – به ویژه پیامهایی را که از محل کار خود ارسال می کنید، بعنوان مثال در آمریکا بر اساس قانون، کارفرما این حق را دارد که پیامهای پست الکترونیکی کارمندان خود را بررسی کند و اگر مدارک جرمی در پیامها بیابد می تواند علیه نویسنده نامه اقدام کند. به بیان دیگر پیش از تایپ پیامهای شخصی خوب فکر کنید، اگر نامه حاوی مطالبی باشد که دوست ندارید مدیرانتان آنرا بخوانند بهتر است آن را نفرستید در ضمن فراموش نکنید که تقه زدن روی دکمه حذف  به معنی حذف شدن یک فایل از روی شبکه نیست.

روابط عمومی و ایمیل

علاوه بر مباحثی که دکتر رضائیان در یادداشت خود آورده است می توان گفت: امروزه ایمیل بخشی جدا ناپذیر از فعالیت روابط عمومی ها شده است. کمتر روابط عمومی است که در سازمان خود به ایمیل دسترسی نداشته باشد و از آن استفاده نکند. روابط عمومی ها علاوه بر استفاده های معمول از ایمیل باید از ویژگی های خاص ایمیل نیز بهره مند شوند. این ویژگی ها عبارتند از:

آرشیو مرتب نامه های دریافتی با استفاده از قابلیت فیلتر ایمیلها

ارسال پیام های خودکار برای زمان هایی که در دسترس نیستند.

استفاده از چت برای تماس های فوری با خبرنگاران

استفاده از ویژگی پاپ سه برای اتصال ایمیل به نرم افزار آفلاین ایمیل

استفاده از تقویم ایمیل برای برنامه های روزانه

سازماندهی نشانی های تماس در ایمیل برای دسترسی فوری به اطلاعات تماس

علاوه بر این ها ارسال خبرنامه در قالب ایمیل های کلی برای مخاطبان گروه بندی شده برای روابط عمومی ها توصیه می شود.

به خاطر داشته باشید که ایمیل یک ابزار ارتباطی دو طرفه است و بنابراین هرگز در پاسخگویی فوری به ایمیل های دریافتی سهل انگاری نکنید.

همچنین ایمیل های ارسالی می توانند به عنوان یک سند تلقی شوند و می طلبد که روابط عمومی در نگارش ایمیل ها دقت لازم را مبذول کند.